எக்ஸெல் டிப்ஸ்..டேட்டாவினை வரிசைப்படுத்த

எக்ஸெல் டிப்ஸ்..டேட்டாவினை வரிசைப்படுத்த

டேட்டாவினை வரிசைப்படுத்த: எக்ஸெல் தொகுப்பில் நாம் பலவகையான டேட்டாக்களை அடுக்கி வைக்கிறோம். அவற்றை பல்வேறு நிலைகளில் நாம் வரிசைப்படுத்திப் பார்க்க வேண்டியதிருக்கும். அகரவரிசைப்படி, குறைந்த மதிப்பு அல்லது உயர்ந்த மதிப்பு என வரிசைப்படுத்த வேண்டியதிருக்கும். இதனை எப்படி மேற்கொள்வது என்று இங்கு பார்க்கலாம்.

முதலில் எக்ஸெல் தொகுப்பிற்கு எந்த டேட்டாவை வரிசைப்படுத்த வேண்டும் என சொல்ல வேண்டும். இதனை மேற்கொள்ள முதலில் டேட்டா இருக்கும் செல்லினைத் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும். ஒரே ஒரு செல்லை மட்டும் வரிசைப்படுத்துவதாக இருந்தால் Sort Ascending அல்லது Sort Descending பட்டனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

எந்த செல்லைத் தேர்ந்தெடுக்கிறீர்களோ அந்த செல் அந்த பீல்டின் காலத்தில் இருப்பதனை உறுதி செய்து கொள்ளவும். இந்த இரு பட்டன்களும் Standard டூல்பாரில் உள்ளன.ஒரே வகை டேட்டா இல்லாமல் ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட வகை டேட்டாவினை (எடுத்துக்காட்டாக பெயர் மற்றும் பிறந்த தேதி) வரிசைப்படுத்த வேண்டும் என்றால் நீங்கள் எக்ஸெல் தொகுப்பிற்கு வேறு வகையில் இதனைத் தெரியப்படுத்த வேண்டும். எந்த பீல்டுகளை வரிசைப்படுத்த வேண்டும் எனவும் எந்த வகையில் அவற்றை அடுக்க வேண்டும் எனவும் கூற வேண்டும். இதற்கு முதலில் Data மெனு செல்லவும். அதில் Sort என்னும் பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இந்த Sort விண்டோவில் மூன்று வகையில் பிரிப்பதற்கு, அவற்றில் எதற்கு முன்னுரிமை கொடுப்பதற்கு என வழிகள் தரப்பட்டிருக்கும். ஒவ்வொன்றையும் கிளிக் செய்து கிடைக்கும் பட்டியலில் நீங்கள் விரும்பும் டேட்டா செல்லுக்கான பெயரைத் தேர்ந்தெடுத்து முன்னுரிமைக்கேற்றபடி அமைக்கவும். அவை ஒவ்வொன்றிலும் கீழிருந்து மேலாகவும் மேலிருந்து கீழாகவும் (உயர்ந்த மதிப்பு/குறைந்த மதிப்பு) அமைக்க ascending அல்லது descending தேர்ந்தெடுக்கவும். வகைப்படுத்த வேண்டிய டேட்டா செல்களுக்கு நீங்கள் ஹெடர் வரிசை (Header Row) ஒன்று கொடுத்திருந்தால் அதனைக் குறிப்பிட வேண்டும். இதற்கு கீழாக வசதி தரப்பட்டிருக்கும். இதனை நீங்கள் செலக்ட் செய்யாவிட்டால் எக்ஸெல் ஹெடரிலுள்ள சொல்லையும் எடுத்துக் கொண்டு பிரித்து அதற்கென ஒரு இடம் கொடுத்துப் பிரிக்கும். அல்லது ஹெடர் வரிசை நீங்கள் கொடுக்கவில்லை என்றால் “No header row” என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும். அனைத்தும் முடிந்தவுடன் ஓகே கிளிக் செய்து வெளியேறவும். இப்போது உங்கள் டேட்டா தொகுப்பு நீங்கள் விரும்பியபடி வகைப்படுத்தப்பட்டு அழகாகக் கிடைக்கும். மீண்டும் வேறு ஒரு செல்லில் உள்ள டேட்டாவினையும் சேர்த்து வகைப்படுத்திடத் திட்டமிட்டால் அதனை மாற்றித் தேர்ந்தெடுத்து வகைப்படுத்தலாம்.
டெக்ஸ்ட் வடிவமைப்பு: தாங்கள் அமைத்திடும் ஒர்க் ஷீட் மிக அழகாக இருப்பதை யார் தான் விரும்ப மாட்டார்கள்? செல்கள், அதில் உள்ள டேட்டாக்கள், மேலே உள்ள பார்முலாக்கள், சார்ட்கள் என அனைத்தும் அழகான தோற்றத்தில் இருந்தால், அதனைத் தயாரித்த நம்மை மற்றவர்கள் பாராட்டாவிட்டாலும், நம் மனதிற்கு நிறைவாக இருக்கும் அல்லவா! இது சார்ந்த ஒரு அம்சத்தை இங்கு பார்ப்போம்.
எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட் லே அவுட் மற்றும் டிசைன் செய்வதில் அனைவரும் பொதுவான பிரச்னை ஒன்றைச் சந்திப்பார்கள். செல்களில் உள்ள டேட்டா டெக்ஸ்ட் உள்ள அளவிற்கு அதிகமான இடத்தை எடுத்திருக்காது. இதனால் டேட்டா உள்ள செல்களில் அதிகமான காலி இடம் இருக்கும். இது ஒர்க் ஷீட் டிசைனில் விரும்பாத தோற்றத்தினைத்தரும்.
இந்த பிரச்னையைத் தீர்க்க எக்ஸெல் இரண்டு வழிகளைத் தருகிறது. டெக்ஸ்ட்டை நெட்டாக அமைக்கலாம்; அல்லது சுழற்றி ஒரு கோணத்தில் வைக்கலாம். எந்த செல்களில் உள்ள டெக்ஸ்ட்டை மாற்றி அமைத்திட வேண்டுமோ அந்த செல்களைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின் இதில் மவுஸ் ரைட் கிளிக் செய்தால் மெனு ஒன்று கிடைக்கும்.இதில் Format Cells என்பதில் கிளிக் செய்திடவும். இதில் உள்ள பல டேப்களில் அலைன்மெண்ட் என்பதனைத் தேர்ந்தெடுத்தால் நெட்டாக, படுக்கை வசமாக, குறிப்பிட்ட கோணத்தில் சாய்வாக டெக்ஸ்ட்டை அமைத்திட வழிகள் தரப்பட்டிருக்கும். உங்கள் டிசைன் கற்பனைக்கேற்ப டெக்ஸ்ட்டை அமைத்திட கட்டளை தேர்ந்தெடுத்து ஓகே கிளிக் செய்து வெளியேறவும். இப்போது காலி இடம் இல்லாமல் டெக்ஸ்ட் அமைக்கப்பட்டு அழகான தோற்றத்தில் இருக்கும்.